Terkadang kita perlu membuat surat untuk beberapa recipients yang isi dari suratnya sama. Untuk kasus pembuatan sertifikat, kita hanya mengganti nama atau statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus seperti seperti di atas, kita bisa memanfaatkan salah satu fungsi yang disediakan oleh MS. Word2007, yaitu Mail Merge.

 

Tahap-tahap pembuatan Mail Merge pada MS. Word 2007 adalah sebagai berikut :

1. Buat file-nya ( surat / sertifikat ). Misalkan pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )
2. Pilih Mailings - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

Step 2

Pada step ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan menggunakan dokumen yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita belum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

* Pilih Type a new list,

* Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Pilih Costumize Columns.

* Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu
* Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add
* Ketik Nomor
* Klik tombol OK
* Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat

* Klik tombol OK

* Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama
* Untuk menambahkan data baru, klik tombol New Entry

* Bila daftar namanya sudah cukup, klik tombol OK
* Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (checklist)

* Klik tombol OK

* Klik Next: Write your letters

Step 4

1. Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
2. Klik menu More Items
3. Pilih Nomor
4. Klik tombol Insert
5. Klik tombol Cancel
6. Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat

Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karena kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol Next (”>>”) atau Previous (”<<”)

Step 6
Kita telah selesai membuat Mail Merge.
Bila ingin mencetak surat hasil Mail Merge, bisa mengklik menu Print. Atau jika ingin mengubah individual, bisa mengklik menu Edit individual letters.

Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya. Selamat mencoba. J

Dikutip dari : http://uleefeb89.wordpress.com/2009/03/29/ms-word-2007/

edited by : IT SBM

Last Updated on Monday, 25 May 2009 06:44